Zo tegen het einde van het jaar, lijkt het ons een mooi moment voor een blog over de werkkostenregeling (WKR). Bij Gewoon Accountants krijgen we namelijk vaak de vraag hoe uitgaven voor personeelsuitjes fiscaal het beste geregeld kunnen worden. Stel; u koopt dit jaar theaterkaartjes voor uw personeel en stopt deze in hun kerstpakket, maar de voorstelling vindt pas plaats in 2025. Moet u deze kaartjes onderbrengen in de vrije ruimte van WKR van 2024 of juist van 2025?
Het antwoord hangt af van de afspraken die u maakt met uw personeel over het gebruik van die kaartjes.
Vrije ruimte 2025
Als het de bedoeling is dat het personeel gezamenlijk naar de voorstelling gaat en zij zelf niet mogen beslissen wat zij met het kaartje doen (zoals verkopen of weggeven), dan is het “genietingsmoment” pas in 2025. Het voordeel wordt pas in 2025 gerealiseerd, omdat de werknemer het kaartje dan pas echt gebruikt. In dit geval moeten de kosten van de kaartjes worden toegerekend aan de vrije ruimte van 2025.
Let op: Dit geldt ook als u de kaartjes in 2024 aanschaft maar in eigen beheer houdt. De kosten komen dan ook in de vrije ruimte van 2025.
Vrije ruimte 2024
Geeft u het theaterkaartje in 2024 en mag de werknemer zelf bepalen wat hij ermee doet? Dan ligt het anders. In dit geval is het “genietingsmoment” in 2024, omdat de werknemer vanaf dat moment vrij beschikt over het kaartje. De kaartjes vallen in dat geval onder de vrije ruimte van 2024.
Let op: Deze regel geldt ook voor andere vergoedingen waarover de werknemer direct vrij kan beschikken, zoals cadeaubonnen. Het maakt dan niet uit wanneer de werknemer het cadeau daadwerkelijk gebruikt.
De gebruikelijkheidstoets
Houd er rekening mee dat alle vergoedingen in de vrije ruimte moeten voldoen aan de gebruikelijkheidstoets. Dit betekent dat de vergoeding niet meer dan 30% mag afwijken van wat gebruikelijk is in vergelijkbare situaties. Tot een bedrag van € 2.400 per werknemer per jaar neemt de Belastingdienst in het algemeen aan dat dit gebruikelijk is.
Tip: Maak duidelijke afspraken over uw personeelsuitjes en voorkom verrassingen in de fiscale afhandeling.